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打破档案管理难的痛点,打造一键档案管理新模式

文章/公司动态 2021年10月22日 18:43:21

    档案是国家机关、企业事业单位、文化文献等,有保存价值的历史记录文件是信息重要的资源。对于国家机关或科学文献领域文件而言,种类众多文件庞大且机密性高,每个档案保存的流程都需要经过,扫描、录入、上传、存档,重重复复的整理,传统的档案管理模式存在费时费力的痛点难点,由此可见,升级档案管理系统,建设智慧档案室对社会经济发展有着重要的影响,实现信息化、智能化、自动化档案管理功能是档案管理的刚需。

   对于检察院,律师事务所、庞大的档案库等国家机关而言,归档难是管理工作最大的难题之一,容易出现归档统计繁琐,或诉讼案件归档不及时容易归类混乱等问题。如:

      一、容易出现底数不清:业务应用档案未明确办事节点,以及交接人数时间交点,导致档案类型归档混乱,对应办事档案混乱等,人工统计档案,信息不通造成档案无法准确计算归档率。

      二、责任人落实不明确:传统的档案管理,系统分离缺乏有效监管,档案门禁监管、文件分类责任管理、消防安全等系统分离管理,容易出现找不同类型资料不知问谁要?资料保管泄露难以追查原因和责任、室内消防安全等问题。

      三、文件庞大种类众多:通过人工归档分类、统计、管理、更新等,需要频繁周期归档,人工统计导致错误率高,频繁统计也会给办案人,档案员带来极大的工作负担。种类、排架众多,表格式管理寻找文件困难,靠人工查找空余排架等。

 

 

【撬动“档案管理困难”的痛点】

针对上述问题,麦景科技采用创新的3D互动技术,研发出3D可视化“智慧档案管理”工作平台,针对档案管理中心内的各种档案文件数量庞大,种类众多,传统的表格式管理,实现对档案管理中心档案配置信息的可视化、互动化、实时化管理。挖掘档案管理难题,针对不同需求量身定做解决方案。

 

麦景科技一体化3D互动智慧档案室,以吉林某纪委为试点单位,从外部环境到档案室内部结构,1:1虚拟仿真建模,业务功能统一部署整体推进,智慧档案系统与业务应用系统无缝衔接,档案信息线上与线下同步更新,根据切实存在的痛点、定制方案从根源解决归档时效和档案管理难题

 

 

实施应用

  麦景科技“智慧档案室”平台针对落地实施单位,以信息一站式访问为基础,集成各分离管理系统实现一体化管理。以容量可视化、3D互动化、搜索与浏览功能、门禁安全监管、漫游等为核心功能。实现密集架的容量可视化,以3D视觉展示排架空间容量情况,3D动画视觉演示打开密集架互动,显示对应排架基本信息,实现关键词搜索功能(如:年份、命名、保管时间),支持模糊搜索和精准搜索。集成门禁系统,对所有门禁进行可视化监控和管理,可实时查看进出人员信息,远程控制开关门操作。机器人3D漫游巡视档案室每个角落,巡逻室内情况和展示档案建设每一个细节,有力提升档案整体形象与管理,从环境到安防到文件资料全方位精准管控。